Moderne Werkstattmanagement-Software ist dafür ausgelegt, Sie im täglichen Geschäft in jeder Hinsicht zu unterstützen, von Terminanfragen zum Erstellen von Kostenvoranschlägen und Rechnungen bis hin zum Versand von regelmäßigen Erinnerungen und Berichten.
Russell Stanley von Revolution Porsche, den Sie auch in unserem Film über digitales Marketing sehen können, verwendet Autowork, ein cloud-basiertes Werkstattmanagement-Softwaresystem. Es gibt aber noch eine Vielzahl anderer solcher Systeme und mehr als genug Optionen, die Sie genau an Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget anpassen können. Wenn es in Ihrem Netzwerk andere Werkstattinhaber gibt, lohnt es sich möglicherweise sie zu fragen, welches System sie nutzen und ob/wie sie dadurch Zeit sparen.
Mit einem Online-Buchungssystem können Sie auch verschiedene Dokumente erstellen, zum Beispiel Kostenvoranschläge, Arbeitsaufträge, Rechnungen, Rechnungen zu Selbstbeteiligung, Gutschriften und Bescheinigungen. Dadurch wirkt Ihre Werkstatt gleich professioneller und Sie bauen Ihre Marke auf, denn bei vielen Softwaretools können Sie Dokumentenvorlagen mit Ihren eigenen Briefköpfen, Bildern, Logos und sogar Wasserzeichen anlegen.
Für Ihre Kunden ist online außerdem einfach und bequem. Sie können Termine einfach über Ihre Webseite buchen, anstatt womöglich mehrfach anrufen zu müssen, um Sie zu erreichen. So können sie zum Beispiel abends nach der Arbeit einen Termin online buchen und müssen nicht im stressigen Berufsalltag die Zeit finden, telefonisch einen Termin zu vereinbaren. Manche Online-Buchungssysteme ermöglichen es Ihren Kunden sogar eine Terminbuchung über Ihre Facebook-Seite zu veranlassen.
Ihrem Empfangsteam ermöglicht ein Buchungssystem Termine schnell zu vergeben und so viel oder wenig Informationen wie nötig einzutragen. Zu diesen Infos können die Fahrzeugzulassung, Marke, Modell und Kundendaten zählen.
Mit einem Online-Buchungssystem können Sie zudem Ihren Umsatz steigern, wenn Sie sich die dadurch bereitgestellten Daten zunutze machen. Einige Systeme können nämlich Informationen über Ihre Kunden sammeln, Berichte erstellen und Grafiken generieren, die Ihnen zeigen, wie viel die Kunden über die Jahre bei Ihnen ausgegeben haben. Über diese Systeme können Sie auch jedes Fahrzeug Ihrer Kunden einsehen und mit ihnen per E-Mail, SMS oder anderen gedruckten Werbematerialien kommunizieren. Mit diesen Daten können Sie Ihre Kunden beispielsweise an die Hauptuntersuchung oder einen anstehenden Service erinnern. Diese Erinnerungen können auch ausgedruckt und mit der Post verschickt werden, aber da viele Leute heute lieber online kommunizieren, können sie natürlich auch per Email oder SMS versendet werden (was für Sie ganz nebenbei deutlich günstiger ist).
Mit erweiterten Suchfunktionen können Sie aus Ihrer Kundendatenbank die richtigen Kunden für Werbesendungen, wie gezielte Werbeaktionen und Sonderangebote, herausfiltern. Dadurch, dass Sie Ihre Kunden ganz gezielt kontaktieren, vermeiden Sie es, solche, die diese Kommunikation nicht wünschen, zu verärgern, während Sie gleichzeitig diejenigen erfreuen, die laut Ihrer Datenbank gerne über die neuesten Aktionen informiert werden wollen. (Mehr Informationen finden Sie auf unserem Blog zum Thema digitales Marketing: Wie man digitale und soziale Medien nutzt, um ein einfaches Kundenempfehlungsprogramm zu entwickeln).
Manche Online-Buchungssysteme ermöglichen auch Bestandskontrollen. Finden Sie heraus, welche Artikel Sie auf Lager haben, indem Sie diese mithilfe von Suchfunktionen wie der Stichwortsuche oder nach Kategorien, Hersteller oder Lieferant filtern.
Mit einem Online-Buchungssystem können Sie es also nicht nur Ihren Kunden leichter machen, sondern auch sich selbst. Es gibt viele verschiedene Systeme. Machen Sie sich vielleicht eine Liste mit den Funktionen, die Sie wirklich brauchen, und suchen Sie dann nach dem Angebot, das am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget passt. Wie bereits oben erwähnt lohnt es sich auch Meinungen von anderen Werkstattinhabern einzuholen, die bereits solche Buchungssysteme nutzen.
